Гайд: Оформляем приказ о назначении на должность

Приказ о назначении на должность часто выступает аналогом приказа о приёме на работу. Но при назначении первых лиц компании этот документ имеет иной характер. В зависимости от категории работника приказ о его назначении на должность может выполнять две функции. На основании этого документа он будет являться приказом о приеме на работу или же документом по основной деятельности организации. С этим вопросом мы и разберемся. А именно – как его составить и по каким правилам. Также рассмотрим регулирующую документацию, а именно:

• Ст 70 ТК РФ
• Приказ Минфина 106 н
• Письмо роструда 1143 тз

Назначение на должность утверждается приказом. Приказ о назначении сотрудника на должность является равноценным документом приказу о приеме на работу. На основании этого приказа кадровая служба занимается следующими формальностями:

• Созданием или продолжением личной карточки сотрудника в случае ее применения в организации;
• Подготовкой необходимых документов для открытия лицевого счета в Службе финансового регулирования (СФР);
• Внесением соответствующей записи в трудовую книжку сотрудника;
• Присвоением табельного номера, который назначается при трудоустройстве работника.

При формировании приказа о назначении на должность следует обязательно уточнить, что условия оплаты труда и срок работы соответствуют положениям трудового договора, заключенного с работником. Работник должен подписать данный приказ после начала исполнения возложенных на него обязанностей.

Назначение на должность является неотъемлемой частью оформления трудоустройства во всех организациях. Однако, в процессе проверок государственных инспекторов по труду нередко возникают замечания относительно содержания этих документов.

Самыми распространенными ошибками можно назвать явление, когда используется форма N Т-1 для составления приказа о назначении на должность. Особое внимание следует уделить заполнению строки «условия приема на работу, характер работы» в приказе о назначении на должность. В данной строке должны быть указаны следующие сведения: работа по совместительству, временный трудовой договор на срок выполнения определенной работы, прием в порядке перевода из другой организации, замещение временно отсутствующего работника и прочее.

В случае, когда при назначении на должность предусмотрен испытательный срок в трудовом договоре, этот факт также должен быть отражен в приказе о назначении на должность. Безусловно, необходимо контролировать, чтобы продолжительность испытательного срока не превышала установленного законом максимального срока (согласно ст 70 ТК РФ). В противном случае, работодатель неизбежно столкнется с штрафными санкциями.

Свой фирменный образец приказа о назначении на должность с учетом специфики деятельности может быть у любой компании. Законодательство не предусматривает унифицированной формы приказа о назначении на должность. Самостоятельно разработанную форму вводят в действие отдельным распоряжением. В нем нужно указать дату начала применения нового бланка. Самостоятельно разработанный бланк включают в учетную политику (п. 4 ПБУ 1/2008, Приказ Минфина 106 н).  Мы подготовили для вас образец приказа о назначении на должность, которые вы можете скачать в подборке материалов к этой статье.

Приказы о назначении на должность нужно хранить 75 лет. Чтобы удобно было определять сроки, приказы рационально регистрировать в журнале учета внутренних документов. В них указывать номер и дату подписания приказов. Нумерация должна быть сквозная. 

Форма приказа о назначении на должность должна иметь все обязательные реквизиты приказа:

• название документа;
• наименование компании; 
• дату и номер оформления;
• место издания; 
• ФИО назначаемого работника полностью;
• название должности согласно штатному расписанию; 
• дату вступления в должность работника; 
• реквизиты руководителя компании: наименование должности, подпись и расшифровка (либо реквизиты должностного лица, которое имеет право подписывать документы по работникам); 
• подпись назначенного работника с расшифровкой;
• дата подписания документа работником, руководитель компании подписывает приказ о назначении самого себя (письмо Роструда 1143 тз).  

При заполнении образца приказа о назначении на должность необходимо прописать, что условия оплаты труда и срок работы соответствуют положениям трудового договора, заключенного с работником. Сотрудник подписывает приказ после того, как приступит к выполнению возложенных на него обязанностей. 

Приступая к заполнению, помните: никаких ошибок, описок и исправлений в документе быть не должно. Поправить написанное можно, при этом необходимо поставить печать предприятия и написать “исправленному верить”, а также расписаться должностному лицу, ответственному за кадры, или руководителю. Но проще, если совершена ошибка, приказ уничтожить и создать новый.

Чтобы правильно оформить назначение на должность, необходимо иметь в штате своей компании квалифицированного кадровика. Обучить его можно на курсах дополнительного профессионального образования. ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. Обучаем онлайн в кратчайшие сроки.
В каких ситуациях подойдет наше обучение:

• когда нужно пройти проверку или аттестацию;
• нужно пройти очередное /внеочередное обучение персонала;
• нужно обучить новых сотрудников;
• нужно пройти повышение квалификации или освоить новую профессию для получения повышения в должности или новой работы.

Роструд в своем письме от 22.09.2010 года подробно рассмотрел вопрос о документах, которые позволяют заполнять трудовую книжку руководителеся. Согласно выданным разъяснениям, работодатель имеет право вносить данные из приказа о назначении на должность в указанный документ. Это разъяснение также применимо и к другим руководящим должностям при заполнении трудовых книжек. Если новый сотрудник заменяет предыдущего на должности, необходимо следить за датами вступления в силу приказа об отзыве первого работника и приказа о назначении нового человека на эту должность.

Пример с директором ясно демонстрирует эту ситуацию: два руководителя не могут одновременно осуществлять свои полномочия полностью. То же самое касается главных бухгалтеров, начальников отделов и других административных должностей. Также стоит упомянуть о факторах, являющихся основаниями для выдачи приказа о назначении на должность.

Обычные сотрудники принимаются на работу после заключения трудового договора. Однако, в случае с директором, главным бухгалтером и другими назначаемыми лицами, этого документа может оказаться недостаточно. Как правило, выбор директора происходит на общем собрании акционеров или решается единственным учредителем в соответствии с уставом или другим правовым документом. Поэтому данные о соответствующих решениях и протоколах также включаются в основания для выдачи приказа о назначении на должность.

Важно отметить, что указанное выше разъяснение и пример применимы к разнообразным руководящим должностям и подразделениям организации.